Privacy Verklaring Surf Project

In verband met het organiseren en uitvoeren van de activiteiten van het Surf Project worden door ons verschillende persoonsgegevens verwerkt. Wij vinden het belangrijk dat het verwerken van die persoonsgegevens op een rechtmatige, zorgvuldige, veilige en vertrouwelijke manier kan plaatsvinden. Ook willen we duidelijk en transparant zijn over wat we wel en niet met jouw persoonsgegevens doen.

In deze Privacy Verklaring kun je daarom nalezen welke persoonsgegevens het Surf Project verwerkt en waarom wij dat doen. We geven uitleg over de toepasselijke wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden. Ook kun je bekijken welke rechten jij hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens en hoe je deze rechten kunt uitoefenen.

Wetgeving

Persoonsgegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met de

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

(Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
verwerking van persoonsgegevens)

De AVG is in Nederland sinds 25 mei 2018 van rechtstreekse toepassing en heeft de tot dan toe geldende Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen.

Verantwoordelijke

De stichting Surf Project is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dit houdt in dat het bestuur van de stichting Surf Project beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke manier en met welke middelen. Het Surf Project is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Het Surf Project verwerkt onder meer de naam, adres en woonplaatsgegevens van alle deelnemers en vrijwilligers. Er wordt aanvullende daarop ook informatie gevraagd in verband met de veiligheid, bijvoorbeeld over vaardigheden, zoals zwemdiploma’s en over reeds opgedane surfervaring. Behalve van onze deelnemers (en hun ouders) en van onze vrijwilligers verwerken wij ook in beperktere mate gegevens van de surfinstructeurs van de surfscholen waarmee wij samenwerken en die worden ingepland voor activiteiten.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Binnen het Surf Project worden ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt namelijk gegevens over gezondheid. Dit gaat enkel om de relevante en voor het goede en veilige verloop van de activiteiten noodzakelijke informatie over de fysieke en/of mentale beperking van de deelnemer en van belang zijnde informatie over medicatie.

Dit zijn uitsluitend gegevens die deelnemers zelf aan ons verstrekken. Persoonsgegevens over de gezondheid van de deelnemers verwerken wij alleen nadat hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven. De toestemming voor kinderen wordt schriftelijk gegeven door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt voor het kind, oftewel een wettelijk vertegenwoordiger (ouder of voogd).

Aanvullende informatie n.a.v. (telefoon)gesprekken

Het kan zijn dat je tijdens activiteiten van het Surf Project (intakegesprek, lesdagen) of op andere momenten (telefonisch) informatie verstrekt die wij relevant achten voor de goede en veilige uitvoer van de surflessen, bijvoorbeeld aanvullende informatie over het gedrag of de gezondheid van een deelnemer. Indien deze informatie relevant is voor de uitvoer van het project, zullen wij een notitie van deze informatie maken in onze administratie. Mocht je niet willen dat er aantekeningen van je (telefoon)gesprek met ons bewaard worden, geef dit dan expliciet aan in het telefoongesprek. We nemen onze (telefoon)gesprekken nooit op.

Register van verwerkingsactiviteiten

Op grond van artikel 30 van de AVG houdt het Surf Project een Register bij van alle verwerkingsactiviteiten die onder onze verwerkersverantwoordelijkheid plaatsvinden.

Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht ons om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De omvang van de getroffen maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de beperkte risico’s van de verwerking en de aard van de gegevens en voor zover dit met de actuele stand van de techniek met evenredige inspanning en tegen redelijke kosten mogelijk is. We maken gebruik van reguliere ICT-middelen met toegangscontrole tot bestanden en mappen via gebruikersnaam en wachtwoord. Er zijn fysieke toegangsbeveiligingsmaatregelen voor de NAS server/opslag en we werken met beveiligde servercommunicatie (HTTPS/SSL).

Doel van de verwerking

Alle persoonsgegevens die het Surf Project verwerkt zijn van belang voor de goede organisatie en uitvoering van de activiteiten van het Surf Project. Het goed organiseren en een goed en veilig verloop van de surflessen staat hierbij altijd voorop. Hiertoe ontvangen vrijwilligers bijvoorbeeld beknopte informatie over de deelnemers in hun team, zodat zij de deelnemers een zo positief en veilig mogelijke (surf)ervaring kunnen bieden. Het communiceren over bestuursaangelegenheden en over de organisatie, het bekend stellen en praktische uitvoering van activiteiten van het Surf Project b.v. sociale media of via een email nieuwsbrief is onderdeel van dit doel.

Het Surf Project voert in samenwerking met een team van specialisten ook onderzoek uit naar het effect van het surfen op onder andere de kwaliteit van leven van de deelnemers. Voor dit onderzoek worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd (voor gebruik binnen het Surf Project) of geanonimiseerd (voor extern gebruik) verwerkt, zodat de data voor externe personen niet meer herleidbaar is tot individuele personen.

Grondslag van de verwerking

Het Surf Project moet het verwerken van persoonsgegevens kunnen baseren op een van de wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de AVG.

De primaire rechtmatige grondslag is artikel 6 lid 1 onder b AVG, de verwerking persoonsgegevens is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst (cq de deelnemers- en de vrijwilligersovereenkomst).

De secundaire rechtmatige grondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG, de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk ter behartiging van gerechtvaardigde belangen (cq. communiceren over bestuursaangelegenheden en over de organisatie, promotie en praktische uitvoering van activiteiten en uitvoering van effectonderzoek).

De grondslag voor het op rechtmatige wijze verwerken van bijzondere persoonsgegevens over gezondheid van de deelnemers is artikel 6 lid 1 onder a AVG, de betrokkene (of diens wettelijke vertegenwoordiger) heeft vooraf uitdrukkelijke toestemming hiervoor gegeven.

Intern beheer

We hanteren een zorgvuldig en proportioneel toegangs- en autorisatiebeleid.

Slechts een beperkt aantal medewerkers van Surf Project heeft rechtstreeks toegang tot in de bestanden opgenomen persoonsgegevens. Overige medewerkers van Surf Project krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij voor de uitvoering van hun eigen taak nodig hebben.

Bij het inplannen van de activiteiten bijvoorbeeld ontvangen de vrijwilligers en instructeurs alleen de voornamen, portretfoto’s en eventueel de benodigde nadere toelichting over deelnemers van hun eigen team. Relevante gegevens over gezondheid (zoals medicijngebruik) van de deelnemers worden alleen beschikbaar gesteld aan de vrijwilligers en instructeurs voor zover dit voor het goede en veilige verloop van de surflessen voor hen strikt noodzakelijk is. Deelnemers ontvangen enkel de voornamen van de overige deelnemers en vrijwilligers in hun team, waaronder hun individuele begeleider. Een deelnemer kan desgewenst op website een foto raadplegen zodat hij of zij weet hoe zijn begeleider eruit ziet.

Externe ontvangers

Persoonsgegevens worden alleen verstrekt en gedeeld met anderen buiten het Surf Project voor zover dat relevant noodzakelijk is met het oog op de verwerkingsdoelen van Surf Project. We delen voor het inplannen van de lessen bijvoorbeeld (voor)namen van deelnemers en vrijwilligers met de surfscholen waarmee wij samenwerken.

Wij verstrekken in beginsel nooit persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Wanneer in de toekomst gegevens voor een nieuw of afwijkend doel gebruikt zouden worden dan zal hiervoor voorafgaand toestemming worden gevraagd aan de betrokkenen.

In verband met het onderzoek naar het effect van het surfen op de kwaliteit van leven en het zelfvertrouwen van de deelnemers wordt gewerkt met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde  data en worden géén persoonsgegevens verstrekt aan externe onderzoekers. Eventuele (wetenschappelijke) publicaties hierover zullen géén persoonsgegevens bevatten.

Verwerkersovereenkomst

Wij maken gebruik van dienstverleners die in opdracht van Surf Project persoonsgegevens voor ons verwerken. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven die de applicaties en opslagdiensten leveren waarin wij onze deelnemers- en vrijwilligersadministratie beheren. Op grond van artikel 28 van de AVG hebben wij met deze partijen Verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin bindende afspraken staan die afdoende garantie bieden met betrekking tot het toepassen van de passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerking te laten voldoen aan de vereisten van de AVG en waarin de rechten van betrokkenen worden gewaarborgd.

Website en Sociale media

Surf Project heeft een eigen website, Facebookpagina, een Instagram account en een YouTube account.

Hierop worden berichten en foto’s geplaatst van activiteiten waarbij personen herkenbaar in beeld kunnen zijn. Indien redelijkerwijze mogelijk vragen wij op de foto’s afgebeelde personen (of diens wettelijke vertegenwoordiger) toestemming voor het maken van foto’s. Ons beleid is er in beginsel op gericht om te voorkomen dat personen direct herkenbaar en herleidbaar zijn. Wij gebruiken op sociale media daarom zoveel mogelijk alleen voornamen en maken geen gebruik van gezichtsherkenningstechnieken om personen op foto’s te ‘taggen’ en te koppelen aan bestaande sociale media profielen.

Mocht je op onze website of social media accounts beeldmateriaal aantreffen waarop jij of jouw kind herkenbaar in beeld is die je liever verwijderd zou willen hebben, neem dan gerust contact met ons op (zie Contact).

Personen die aanwezig zijn bij activiteiten als deelnemer, begeleider, vrijwilliger of omstander kunnen zelf ook foto’s maken of openbaar geplaatste foto’s vanaf de website of de Facebookpagina van Surf Project kopiëren en verder verspreiden via hun eigen sociale media en –netwerksites. Hiervoor draagt Surf Project geen verantwoordelijkheid. Wel vragen wij onze vrijwilligers en (ouders van) deelnemers via onze spelregels/huisregels om de privacy van andere aanwezigen bij de lessen in acht te nemen bij het maken en verspreiden van eigen foto’s. Op bezoekers en volgers van onze sociale media kanalen zijn de door de aanbieders van deze diensten gestelde voorwaarden op het gebied van privacy en aansprakelijkheid van toepassing.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Het Surf Project bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG). De bewaartermijnen verschillen per soort verwerking en doel. De gegevens van onze deelnemers die hebben deelgenomen aan surflessen bewaren wij standaard tot 2 jaar na de laatste inschrijfdatum of deelname. Als een deelnemer na 2 jaar opnieuw meedoet zal hij dus alle informatie opnieuw moeten opgeven. Uitgezonderd zijn gegevens waarop een minimale wettelijke bewaartermijn van toepassing is die langer is dan 2 jaar. Bijvoorbeeld: financiële- of betalingsgegevens in het kader van donaties/sponsoren of declaraties, waarop een fiscale verplichting van toepassing is, deze worden op grond van een wettelijke plicht 7 jaar bewaard.

Jouw privacyrechten

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens en jouw rechten zijn te vinden op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Je hebt recht op inzage in de over jou verwerkte persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Als je wilt weten welke persoonsgegevens het Surf Project over jou verwerkt, dan kun je zo’n verzoek indienen (zie Contact).

Contact

Heb je vragen of wil je weten welke persoonsgegevens het Surf Project over jou verwerkt? Neem dan contact op via info@surfproject.nl

Vaststellingsdatum

Deze privacyverklaring is vastgesteld op: 6 januari 2019

Versiebeheer

Versienummer: Versiedatum: Opmerkingen:
0.1 20-12-2018 Eerste concept  KW n.a.v. overleg 31-10-2018 met  HvE, SvdB en MS
0.5 03-01-2019 Aangepast concept KW opmerkingen en suggesties HvE en SvdB verwerkt
1.0 06-01-2019 Laatste aanpassingen in overleg met HvE en SvdB. Definitief vastgesteld ter publicatie op website.